Le métier de secrétaire est un métier qui recrute beaucoup. En effet, il existe plusieurs types de secrétaires : secrétaire commerciale, secrétaire administrative, assistante de direction, assistante personnelle… Le métier de secrétaire est accessible à partir du niveau bac.
Il faut toutefois savoir que la formation dure 3 ans et qu’il est possible de faire un BTS ou un DUT pour se spécialiser dans ce domaine.
Quels sont les qualités nécessaires pour devenir secrétaire ?
Les qualités requises pour devenir secrétaire sont nombreuses.
Il faut être une personne organisée, méthodique et rigoureuse.
Le sens de l’organisation est un point essentiel pour pouvoir assurer la gestion des dossiers qui lui sont confiés.
L’aisance relationnelle est également une qualité indispensable, car le secrétaire a souvent à gérer les relations avec les autres services et les clients. Enfin, il doit posséder une certaine polyvalence, car il peut être amené à travailler sur différents types de dossiers : administratifs, comptables ou commerciaux.
Quelles études faut-il suivre pour devenir secrétaire ?
L’assistant(e) de direction est un collaborateur indispensable pour tout dirigeant d’entreprise.
Il ou elle doit être capable de répondre à l’ensemble des demandes du dirigeant, en particulier au niveau administratif et logistique. Ce métier s’exerce dans beaucoup d’entreprises : entreprises publiques, privées, associations… Le secrétariat est un poste polyvalent qui peut se décliner en plusieurs branches : la gestion administrative des ressources humaines (suivi des contrats de travail, établissement des fiches de paie, déclarations sociales…), la gestion administrative interne (courrier, classement), le secrétariat juridique (établissement des contrats commerciaux), le suivi logistique (gestion administrative du parc automobile…).
Comment trouver un emploi de secrétaire ?
Le secteur de l’emploi est en constante évolution. Avec l’avènement de nouvelles technologies, des métiers qui se créent et d’autres qui disparaissent.
Il est parfois difficile de trouver un emploi dans le secteur que l’on souhaite intégrer. Pour réussir à obtenir un poste, il faut faire preuve d’initiative et savoir s’adapter aux changements. En effet, les entreprises recherchent des personnes polyvalentes qui peuvent tout à fait être amenées à occuper plusieurs postes au cours de leur carrière professionnelle.
Les compétences requises pour exercer le métier de secrétaire ? Le métier de secrétaire est une activité qui demande avant tout beaucoup d’organisation et une bonne capacité d’adaptation aux changements.
La plupart du temps, la secrétaire est chargée des tâches administratives comme la gestion du courrier ou encore la saisie informatique des données correspondantes à ces tâches. Elle peut aussi avoir en charge la gestion du planning ou encore organiser les rendez-vous clients ou fournisseurs. Aujourd’hui, on ne peut plus envisager une carrière sans une expérience en matière de bureautique et notamment sur les logiciels bureautiques comme Word, Excel ou Outlook par exemple. Cela permet notamment d’être plus efficace et performant au travail !
Quelles sont les tâches quotidiennes d’un secrétaire ?
Au sein d’une entreprise, le secrétaire assiste un ou plusieurs responsables et peut être amené à assurer la gestion des appels téléphoniques, l’organisation des réunions, la prise de rendez-vous, la gestion du courrier… Il doit aussi pouvoir se charger d’assurer une partie de l’accueil physique ou téléphonique. Son rôle est primordial pour les salariés qui sont en contact direct avec les clients et les fournisseurs. Avant toute chose, il doit maîtriser parfaitement le langage administratif.
Il doit connaître les différents logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur…) et posséder des qualités relationnelles certaines pour pouvoir évoluer au sein d’une entreprise. Enfin, il doit faire preuve de rigueur et avoir une capacité d’adaptation à un environnement professionnel très changeant.
Combien gagne un secrétaire en moyenne ?
En moyenne, un secrétaire perçoit un salaire annuel brut de 17.000 euros.
Le salaire d’un secrétaire varie en fonction de son expérience et du poste qu’il occupe.
Il peut exercer ses fonctions dans différents secteurs tels que l’administratif, le commerce ou encore la comptabilité. Son travail consiste principalement à assurer les tâches administratives relatives au service commercial et/ou administratif (facturation, gestion des commandes, saisie informatique…).
Il peut aussi être amené à réaliser des travaux de secrétariat courant comme la prise de rendez-vous par exemple. Selon le poste occupé, il peut être chargé de l’accueil physique et téléphonique du service dont il a la charge ou encore participer aux activités commerciales propres à ce secteur (prise en charge des devis, facturation…). En fonction du type et du volume d’activité gérés par le service pour lequel il travaille, le salaire moyen annuel brut d’un assistant administratif est compris entre 14 000 et 20 000 euros bruts par an.
La fourchette est large car elle dépend surtout du niveau d’expérience et des compétences techniques demandée par l’employeur en termes de savoir faire professionnel (niveau bac minimum).
Lorsque vous êtes jeune diplômé(e), vous pouvez débuter votre carrière professionnelle avec un salaire située entre 14 000 € et 16 000 € bruts annuels nets selon votre profil. Cependant, une expérience professionnelle est souvent recommandée afin d’obtenir un bon poste qui permettra alors d’accroître significativement votre rémunération !
Quelles difficultés peut-on rencontrer lorsqu’on est secrétaire ?
Les secrétaires sont des personnes qui ont de nombreuses compétences et qui doivent donc savoir les mettre en avant pour répondre aux besoins de leur employeur. Pour y parvenir, il est important d’avoir un bon bagage scolaire, mais aussi d’être capable de se mettre à la place du client ou du manager. Un autre atout essentiel est la faculté à travailler en équipe. En effet, être secrétaire implique souvent d’interagir avec des collègues qui peuvent être bien plus expérimentés que vous.
Il est donc très important d’être capable de prendre ces informations en compte, afin de pouvoir faire face à chaque situation avec une justesse optimale. Une bonne maîtrise des outils informatiques est également indispensable pour pouvoir gérer son travail sur ordinateur et accroître sa productivité.
Lorsque l’on veut intégrer une entreprise comme secrétaire, il faut avant tout savoir se vendre et démontrer ses compétences afin de convaincre son futur employeur potentiel qu’il peut apporter un plus au poste et qu’il sera donc rapidement opérationnel(le).
Quel avenir pour les secrétaires ?
Le secrétaire est un maillon indispensable dans la chaine de travail.
Il a pour rôle central l’accueil des visiteurs, la gestion du courrier, le classement et l’archivage des dossiers.
Le secrétariat peut être exercé par une personne seule ou en équipe.
Les missions du secrétaire sont multiples : accueillir les visiteurs, gérer le standard téléphonique, classer et archiver les documents… Autant dire qu’il peut avoir diverses fonctions au sein d’une entreprise. Avant de pouvoir exercer ce métier, il faut acquérir de nombreuses connaissances théoriques et pratiques.
Le BTS gestion PME-PMI est un bon début pour faire carrière dans le secteur administratif.
Il permet aux étudiants qui ont obtenu leur bac STG (option comptabilité) et aux titulaires du Bac pro secrétariat de faire carrière dans cette branche d’activité grâce à trois options possibles : assistant de gestion PME-PMI /assistant de manager /assistant juridique et RH En tant que secrétaire polyvalent vous pouvez occuper plusieurs postes différents : assistante commerciale/administrative/juridique/de direction… Vous pouvez par exemple commencer en tant qu’assistante administrative au sein d’une petite entreprise ou bien commencer comme assistante juridique au sein d’un cabinet juridique par exemple…
Avec le BTS, il est possible de se former facilement et rapidement. Il faut cependant choisir une formation en adéquation avec votre personnalité. Le métier de secrétaire demande d’être rigoureux, discret et organisé. Il faut être capable de s’adapter à toutes les situations et savoir prendre des initiatives.
